Forum

10 tip για την καλύτερη επικοινωνία με email. - Από {Alex}

10 tip για την καλύτερη επικοινωνία με email.

Μερικές απλές όμως αποτελεσματικές συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε το email σας αποτελεσματικότερα:

1. Εάν στέλνετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους πολλούς παραλήπτες, βάλτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στον πεδίο BCC (Κοιν) και το δικό σας email στο πεδίο ΤΟ (προς).
Κανένας δεν επιθυμεί να μοιραστεί το email του με ξένους.

2. Το θέμα του email πρέπει να εκτεθεί λεπτομερώς αρκετά ώστε να δώσει στον παραλήπτη μια ιδέα για το περιεχόμενο χωρίς να ανοιχτεί. Οι μεμονωμένες λέξεις όπως "γεια" ή "γειά σου" ή "η βοήθεια" είναι ένα μεγάλο λάθος.. Σκεφτείτε σημαντικούς αλλά σύντομους τίτλους.

3. Μην προσθέτετε μεγάλα αρχεία, έγγραφα στο email δεδομένου ότι δεν έχουν όλοι DSL σύνδεση. Εάν πρέπει να στείλετε ένα μεγάλο με email, καλύτερα να ανεβάσετε το αρχείο στο server σας (web site σας ή δωρεάν Hosting) δώστε τη σύνδεση (link) στο email.
Πχ: κατέβασε το αρχείο από εδώ http://somedomain.com/life.zip

4. Εάν πρέπει να στείλετε μήνυμα με email περισσότερα από δύο έγγραφα ως πρόσθετα ( attachments) , τότε Zip και τα δύο σε ένα αρχείο. Έτσι θα εξασφάλιζε ότι ο φίλος σας θα παραλάβει και τα 2 αρχεία.

5. Μην γράψτε ένα email ενώ έχετε μεθύσει ή είστε σε μια πραγματικά κακή διάθεση. Θα το καταλάβουν από το ύφος του γραψίματός σας.

6. Μην ζητήστε να σας ενημερώσουν όταν διαβάσουν το μήνυμα. (Read Notification Receipt)

7. Πάντα να απαντάτε στα email ειδικά σε αυτά που απευθύνονται σε σας.
Ο αποστολέας περιμένει την απάντηση σας.

8. Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και στο κείμενο. Προτάσεις όπως "ελπίζω ότι αυτό το email σας βρίσκει καλά" είναι καλό μόνο στην αλληλογραφία επιστολών.

9. Μην χτυπήστε το Send (αποστολή) κουμπί χωρίς να κάνετε έναν έλεγχο ορθογραφικών λαθών.
Ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη δείχνει ότι έχετε γράψει το μήνυμα με μια μη-σοβαρή διάθεση και μπορείτε να μεταβιβάσετε μια κακή εντύπωση.

10. Καλύτερα να αφαιρέσετε τον αριθμό του κινητού σας και του σταθερού σας από την υπογραφή του email σας εάν συμμετέχετε σε έναν μεγάλο κατάλογο διευθύνσεων. Δεν ξέρετε ποτέ το είδος ανθρώπων είναι συνδρομητές σε εκείνη την λίστα.